Procedure en dossiervereisten

Drie maanden voorafgaand aan een indiening van een consultatie procedure moet een notified body een verzoek voor een CP nummer naar het CBG sturen. U kunt het CP (onder vermelding van actief bestanddeel en toepassing van het medisch hulpmiddel) nummer aanvragen via het contactformulier. U selecteer hiervoor "Industrie / Handel" > "Geneesmiddelen voor mensen" > "Medisch hulpmiddelen". Een nieuw CP nummer wordt alleen toegekend als voorzien wordt dat de procedure daadwerkelijk ingepland kan worden.

De notified body stuurt de te overleggen documentatie voor een consultatieprocedure naar het CBG. Deze documentatie komt overeen met de dossiervereisten die op de EMA-website voor consultaties te vinden zijn.

Het CBG ontvangt het dossier bij voorkeur digitaal via CESP of met een aanbiedingsbrief op CD/DVD. Het CBG accepteert geen indieningen uitsluitend op papier.

In aanvulling op de documentatie zoals beschreven in het EMA-document vraagt het CBG aandacht voor het volgende:

• Bij de aanvraag dient een ingevuld aanvraagformulier te worden ingediend.

• In geval van een reeks van producten moet voor elke afzonderlijke presentatie een aanvraagformulier worden ingevuld. Indien de Notified Body een reeks van producten onder één aanvraagformulier wenst in te dienen is het nodig om hierover voorafgaand aan de indiening overeenstemming te bereiken. In de nodige gevallen kan hiervoor ook een pre-submission meeting worden gehouden. 

• De notified body wordt verzocht om een rapport in te dienen waarin de ondersteunende werking van de substantie dat een geïntegreerd onderdeel vormt van het medisch hulpmiddel wordt geverifieerd.
• Als de beoordeling van de geschiktheid door de notified body nog niet is afgerond, wordt verzocht een voorlopig oordeel kenbaar te maken over de al beoordeelde onderdelen en een overzicht van de aspecten die nog beoordeeld worden (bij voorbeeld biocompatibiliteitsonderzoek) in te dienen. Let op: dit voorlopige oordeel dient vermeld te worden op het aanvraagformulier.
• In module 2 wordt een klinische samenvatting verwacht die zich richt op de bespreking van het klinisch nut van de geïntegreerde substantie op het functioneren van het medisch hulpmiddel en op de veiligheid van deze substantie.
• In module 1 dient een verklaring van de fabrikant van het medisch hulpmiddel meegestuurd te worden waarin wordt verklaard dat de geïntegreerde substantie is geproduceerd onder Good Manufacturing Practices (GMP) vereisten. Geadviseerd wordt deze verklaring op te stellen in analogie met de QP-verklaring.

• De non-clinical en clinical documentatie worden bij voorkeur in de Nederlandse of Engelse taal opgesteld.

• De kwaliteit van de ingediende documenten. De standaard hiervoor zijn tekstbestanden (bijv. MS Word), of ‘doorzoekbare’ Pdf-bestanden waar mogelijk.

• In geval van substanties van dierlijke oorsprong moet aandacht worden besteed aan de virusveiligheid en het risico van overdracht van transmissible spongiform encephalopathies (TSE) op de mens.

• Literatuurreferenties die ingediend zijn ter onderbouwing van de kwaliteit en veiligheid van de substantie, inclusief de baten en de risico’s van de geïntegreerde substantie in het medisch hulpmiddel worden bij voorkeur in afzonderlijke documenten (PDFs) ingediend.

• Een volledige lijst van de dossiervereisten staat in de checklist. 

• Alle klinische gegevens die door de fabrikant van het medisch hulpmiddel aan de notified body zijn verstrekt moeten overgelegd worden. Echter, de klinische gegevens, die niet direct van belang zijn voor de onderbouwing van de 'safety' en 'usefulness' van de geïntegreerde substantie, dienen uitsluitend als bijlage bij de clinical documentatie te worden gevoegd.

Transfer

Om in aanmerking te komen moet een notified body 3 maanden voorafgaande aan de transfer een verzoek voor een CP nummer naar het CBG sturen. U kunt het CP nummer (onder vermelding van actief bestanddeel en toepassing van het medisch hulpmiddel) aanvragen via het contactformulier. U selecteer hiervoor "Industrie / Handel" > "Geneesmiddelen voor mensen" > "Medisch hulpmiddel / consultatie". Per aanvraag zal beoordeeld worden of deze in behandeling genomen kan worden.

Documenten die het CBG nodig heeft bij een transfer zijn:

• Het formulier wijziging geraadpleegde geneesmiddelenautoriteit.
• Het volledige vigerende dossier waarvoor een positief advies is gegeven.
• Een kopie van de beoordelingsrapporten die door de oorspronkelijke autoriteit zijn opgesteld.
• Een bewijs van de CE-certificering.
• Een overzicht van alle wijzigingen na de initiële consulatie procedure (voor iedere wijziging dient aangeven te worden of en welk advies de oorspronkelijke autoriteit heeft gegeven). Ook moeten het type wijziging (zie variaties) en de datum waarop de wijziging is goedgekeurd worden aangegeven.
• Alle informatie over bijwerkingen/calamiteiten zoals gemeld bij de oorspronkelijke autoriteit. Ten tijde van een transfer doet het CBG alleen een administratieve controle.

Herconsultatie

Met ‘herconsultatie’ wordt bedoeld: een consultatieprocedure voor medische hulpmiddelen met geïntegreerde ondersteunende substantie onder de MDR, voor medische hulpmiddelen die gecertificeerd zijn onder de Medical Device Directive 93/42/EEC (MDD). De notified body moet alle documentatie (inclusief de Instruction for Use) insturen, zoals vermeld in de 'Regulation', en alle wijzigingen onder de 'Directive' met de uitkomst van de beoordeling aanleveren. DIt overzicht van wijzigingen moet een 'type' variatie (zie variaties) bevatten én de datum waarop de wijziging is goedgekeurd. 

Als er geen wijzigingen zijn geweest, dan moet de notified body een verklaring indienen waarop vermeld is dat er geen wijzigingen zijn geweest. Als er alleen administratieve wijzigingen gedaan zijn, dan moet dit expliciet vermeld worden.

Het introduceren van ‘nieuwe’ wijzigingen aan het dossier door middel van een MDR herconsultatie wordt in principe niet geaccepteerd. Wijzigingen moeten worden ingediend via variaties, als deze ‘minor’ zijn kan dit nog onder de MDD (zie MDCG 2020-3). Dit moet gebeuren voorafgaand aan de MDR herconsultatie. Als de variatie niet ‘minor’ is, zal de variatie moeten worden ingediend na afloop van de MDR herconsultatie procedure. In het geval dat dit qua tijdslijnen niet gewenst is, kan een verzoek voor ‘initiële consultatie’ worden ingediend voor een medisch hulpmiddel wat al eerder beoordeeld is onder de MDD. Op deze manier kan het medisch hulpmiddel, inclusief wijzigingen, worden beoordeeld onder de MDR, waarbij de MDD-beoordeling wel als uitgangspunt gebruikt wordt.

Ook is het niet mogelijk om gerelateerde (familie) producten die nog niet eerder een (positief) MDD advies hebben gekregen van het CBG, toe te voegen of mee te nemen tijdens de hercertificering onder MDR. Deze moeten ook een ‘initiële consultatie’ procedure volgen.

Het verzoek is om 3 maanden van te voeren aan te kondigen dat er een herconsultatie ingediend gaat worden. En, in lijn met de geneesmiddelenwetgeving, de documentatie voor herconsultatie procedure minimaal 9 maanden voor het aflopen van het certificaat in te dienen. Bij een herconsultatie wordt de kwaliteit, veiligheid en nut van de geïntegreerde substantie beoordeeld, waarbij de beoordeling onder de MDD wordt meegewogen. Hierdoor zal deze beoordeling minder uitvoerig zijn, in lijn met de beoordeling van een renewal bij geneesmiddelen.

Met betrekking tot het kwaliteitsdossier moet een verklaring van de fabrikant van het medisch hulpmiddel meegestuurd worden waarin wordt verklaard dat de geïntegreerde substantie is geproduceerd onder Good Manufacturing Practices (GMP) vereisten. Voor de non-klinische en klinische beoordeling van de balans ‘Benefit/Risk’ wordt gekeken naar de claim die de firma doet in de Instructions for Use van het device.

Farmacovigilantie wordt actief op het moment dat er problemen zijn met de veiligheid van een bestaand geneesmiddel dat geïntegreerd is in het medisch hulpmiddel. Ook wordt bij een herconsultatie de klinische ervaring van het geneesmiddel meegenomen in de beoordeling.

Bekijk de checklist voor een volledige lijst van dossiervereisten.

Validatie

Na ontvangst wordt het dossier gevalideerd. Dit houdt in dat wordt getoetst of alle vereiste documenten aanwezig zijn en of het dossier voldoet aan de hierboven gestelde dossiereisen (zie de checklist). Daarnaast wordt beoordeeld of het medisch hulpmiddel en de geïntegreerde substantie voldoen aan het gestelde in artikel 1, lid 8 van de MDR. Met name moet het nut van de geïntegreerde substantie ondersteunend zijn aan het medisch hulpmiddel, en moet deze ondergeschikt zijn en niet dominerend.

Ten aanzien van de verklaring dat de geïntegreerde substantie wordt geproduceerd volgens GMP vereisten, geldt dat het ontbreken van deze verklaring de start van de beoordeling niet zal ophouden. Een verklaring moet voor de herstart van de tweede ronde zijn ingediend.

Als de notified body binnen 2 weken na indiening geen validatie-opmerkingen heeft ontvangen, dan start de procedure automatisch. Als het dossier niet valide is, dan krijgt de notified body binnen 2 weken te horen welke documentatie en/of informatie ontbreekt en krijgt dan gelegenheid om binnen een zo kort mogelijke termijn nadere documentatie en informatie in te sturen. Dit kan ertoe leiden dat het dossier alsnog valide wordt verklaard, waarna de beoordelingstermijn ingaat. Voor een variatie moet de documentatie in lijn met de variatieverordening EC/1234/2008 ingestuurd worden.

Beoordelingstermijnen

Als beoordelingstermijnen gelden:

	Bekende substanties met bekende toepassingen	Nationaal consultatieprocedure medische hulpmiddelen nieuwe substantie of bekende substantie met nieuwe toepassing*	Variaties**
Validatie	-14 dagen	-14 dagen	-14 dagen
Eerste beoordelingsronde	70 dagen	70 dagen	40 dagen
Tweede beoordelingsronde	70 dagen	70 dagen	20 dagen
Aanvullende ronde	70 dagen	70 dagen	-

_{* Nieuwe substanties zijn die substanties die ten tijde van het verzoek voor consultatie niet aanwezig zijn als actief bestanddeel in enig geregistreerd geneesmiddel in Nederland. Bekende substanties daarentegen zijn substanties die ten tijde van het verzoek om consultatie wel aanwezig zijn als actief bestanddeel in een of meer geregistreerde geneesmiddelen in Nederland. Als de indicatie die in de consultatieprocedure aan de orde is, een nieuw therapeutisch gebied betreft in vergelijking met de indicaties waarvoor laatstgenoemde geneesmiddelen zijn geregistreerd, is sprake van een nieuwe toepassing bij een bekende substantie. Als bij een verzoek om consultatie een reeks van producten aan de orde is, kan het CBG besluiten maar éénmaal het verschuldigde bedrag te berekenen. De notified body dient hiervoor een onderbouwd verzoek in te dienen.}

_{** Variaties zijn alle wijzigingen inzake de "quality, safety or benefit/risk" van de substantie welke een geïntegreerd onderdeel vormt van het medisch hulpmiddel maar dat bij separaat gebruik een geneesmiddel zou zijn en waarbij voor deze substantie al een consultatie bij een bevoegde autoriteit heeft plaatsgevonden en het product is gecertificeerd. Er is een aantal wijzigingen te voorzien die dermate ingrijpend zijn dat het product als nieuw medisch hulpmiddel moet worden beoordeeld. De hier vermelde termijnen voor variaties zijn van toepassing zolang de MDD nog geldt.}

_{***Twee ronden beoordelingsbeleid voor nationale procedures.}

Beoordelingsfase

Het gevraagde advies wordt schriftelijk verstrekt. Het omvat één of meer (deel)rapporten en een begeleidend schrijven met een aanbeveling volgend uit het/de bijgevoegde (deel)rapport(en). Deze aanbeveling kan zijn:

• Een positief advies dat de 'quality, safety and benefit/risk' van de substantie voldoende is aangetoond volgens de normen die bij wet worden toegepast bij de geneesmiddelenregistratie.
• Een verzoek om nadere informatie.
• Een advies waarbij het CBG aangeeft dat een klinisch effect van de substantie op de patiënt niet waarschijnlijk is, maar wel aangeeft dat er geen ernstige risico’s te verwachten zijn en de kwaliteit van de substantie aanvaardbaar is.
• Na de 2e ronde een negatief advies dat de 'quality, safety and/or benefit/risk' van de substantie onvoldoende is aangetoond conform de normen die bij wet worden toegepast bij de geneesmiddelenregistratie.

Een verzoek tot verlenging van de responstermijn is mogelijk en moet schriftelijk worden ingediend. Als de nadere informatie niet binnen de aangegeven termijn wordt ontvangen, wordt de 'quality, safety and benefit/risk’ van de substantie geacht onvoldoende te zijn en wordt de consultatie als beëindigd beschouwd.

Uitgangspunt is dat het CBG na uiterlijk twee beoordelingsronden tot een definitief advies komt. Uitzonderingen in de vorm van een extra (derde) beoordelingsronde zijn mogelijk, naar aanleiding van nieuwe informatie die het CBG (bijvoorbeeld tijdens een hoorzitting of via een schriftelijke zienswijze) ter kennis is gekomen. Dit laatste is ter beslissing van het CBG. Bij een positief dan wel negatief advies (na de 2e ronde) wordt de consultatie als beëindigd beschouwd.

De notified body kan na start van de procedure (nadat het dossier valide is verklaard) op enig moment het verzoek om consultatie intrekken bij het CBG en een andere bevoegde autoriteit om advies vragen. In dat geval wordt verzocht het CBG de naam van de nieuwe bevoegde autoriteit door te geven. Een intrekking van een verzoek om consultatie dient terstond schriftelijk aan het CBG te worden gemeld. Een eventueel al betaalde vergoeding wordt niet gerestitueerd. Bij een nog openstaande factuur blijft de gevraagde vergoeding verschuldigd.

Voor meer informatie over de consultatieprocedure bij het CBG kunt u contact opnemen met de Farmacotherapeutische groep waar uw product onder valt.

Negatief advies (na de tweede beoordelingsronde van de consultatieprocedure)

In geval na twee beoordelingsrondes van de consultatieprocedure zwaarwegende bedenkingen blijven bestaan, en het CBG daarom voornemens is een negatief advies te geven, dan wordt de mogelijkheid geboden te worden gehoord via een hoorzitting. De notified body wordt daarbij in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze op de situatie te geven. Als de notified body dit wenst, kan deze zich door de fabrikant van het betreffende medisch hulpmiddel laten vergezellen. Een zienswijze kan ook schriftelijk worden ingediend.

Het CBG verstrekt hierna een definitief advies.